DocGen ® - Plataforma de geração de documentos
Uma rede de consultoras de serviços profissionais (consultoria, formação e auditoria) produzia propostas comerciais, relatórios e minutas contratuais manualmente, a partir de dezenas de templates dispersos por pastas, e‑mails e sistemas internos.
Este modelo gerava atrasos na resposta a pedidos de proposta, inconsistências entre documentos semelhantes e maior risco de falhas de conformidade com políticas internas e requisitos legais dos clientes.
Desafio
Demora média de vários dias entre o pedido de proposta e o envio do documento ao cliente, devido à recolha manual de informação em múltiplas fontes internas.
Dificuldade em garantir que todos os documentos refletiam sempre a versão mais recente de cláusulas legais, políticas de privacidade e condições comerciais.
Elevada carga administrativa sobre equipas técnicas e comerciais, com tempo gasto em copy‑paste e revisão de documentos em vez de atividade de maior valor.
Plataforma DocGen®
A Vertex Mind implementou o DocGen®, plataforma de gestão e geração automática de documentos com IA, conectada à base de conhecimento da organização (templates, políticas internas, relatórios anteriores, FAQs, bases legais) e a fontes internas e externas previamente autorizadas.
Através de um assistente inteligente, os utilizadores descrevem em linguagem natural o objetivo do documento (ex.: proposta, relatório de auditoria, ata, contrato) e o DocGen gera uma primeira versão completa, pronta para revisão, aplicando automaticamente o branding, a estrutura e as cláusulas adequadas.
Funcionalidades principais
Geração automática de propostas, relatórios e minutas com base em dados do CRM, ERP ou outras aplicações internas, reduzindo duplicação de introdução de dados.
Utilização de IA para pesquisar e combinar informação relevante na knowledge base (interna ou externa autorizada), garantindo alinhamento com as versões mais recentes de conteúdos e normas.
Gestão centralizada de templates, cláusulas e políticas, com controlo de versões e aprovação, assegurando consistência e compliance em todos os documentos.
Resultados
Redução de até 60–70% no tempo médio de produção de propostas e relatórios, permitindo responder mais rápido a oportunidades comerciais.
Diminuição significativa de erros e incoerências documentais, graças à centralização da informação e às regras de negócio incorporadas na plataforma, replicando a lógica de redução de erros documentais já demonstrada noutras soluções da Vertex Mind.
Melhor controlo de conformidade legal, contratual e de proteção de dados, através da utilização sistemática de conteúdos validados e atualizados pela organização.
Palavras‑chave: Gestão documental, geração automática de documentos, IA generativa, propostas comerciais, relatórios, contratos, integração CRM, integração ERP, automação workflow, conformidade legal, GDPR, proteção de dados, plataforma web segura, produtividade equipas comerciais e técnicas.